Réunion d’information « Préparer son expatriation » avec les sponsors de l’AFCA : les points marquants

Le 16 mai dernier, l’AFCA a organisé, comme chaque année, une réunion d’information destinée aux adhérents et aux conjoints d’agents qui partent en poste à l’étranger prochainement. Au cours de cette réunion en visio, les représentants d’AL Conseil, de la Banque Transatlantique et de la Mutuelle des Affaires étrangères et européennes (MAEE) ont donné informations et conseils aux participants. Et ceux-ci ont pu poser obtenir des réponses personnalisées.

DEMENAGEMENT

Directrice du cabinet de conseil en déménagements AL Conseil, Aurélie Lacoste a travaillé pendant près de 25 ans comme responsable du service Expéditions, Fret, Déménagements de l’agence de voyages du Ministère des Affaires Étrangères. Il y a 13 ans, quand cette agence a été dissoute, elle a créé son cabinet de conseil. Les spécificités de chaque destination et les prestataires du secteur n’ont aucun secret pour elle.

« Mon rôle de conseil consiste à étudier chaque situation d’expatrié, aussi bien au départ de France qu’au départ de l’étranger, et même de poste à poste, pour ainsi évaluer vos besoins en termes de déménagement. En effet, selon la destination et votre composition familiale, chaque cas est unique et particulier : c’est vraiment du sur-mesure  », a-t-elle expliqué.

« Au fil des années, j’ai créé toute une organisation avec la mise en place d’une chaîne logistique et dispose ainsi d’un fichier de correspondants internationaux, membres d’un réseau agréé et labellisé à travers le monde, avec lesquels je travaille en toute confiance. Je les interroge et vous fais bénéficier d’études d’un bon rapport qualité/prix. Mon cabinet de conseil fonctionne comme un cabinet de courtier : vous n’avez pas à me rémunérer, puisqu’en amont, j’ai négocié un intéressement sur un chiffre global. Les devis que je vous propose sont totalement transparents », a souligné Aurélie Lacoste.

Au mois de mai, les agents ont en général reçu leur arrêté de nomination pour une prise de fonction début septembre. « C’est maintenant qu’il faut se préparer pour l’organisation de son déménagement. Vous allez également prendre connaissance de votre ICR, l’indemnité de changement de résidence, qui est calculée selon votre destination, votre composition familiale et votre statut. Je vous invite tout d’abord à récupérer la fiche du poste et éventuellement, à vous mettre en relation avec les futurs collègues de votre conjoint pour savoir quelles sont leurs recommandations au sujet de ce qu’il faut ou pas emporter. Ainsi, je vous invite à préparer un inventaire des biens que vous souhaitez déménager. Et éventuellement d’en profiter pour faire du tri », a conseillé la spécialiste.

En fonction des contraintes de chacun, et notamment des contraintes liées à son logement en France, Aurélie Lacoste recommande d’établir un rétroplanning par rapport à son calendrier.

« Si vous optez pour un déménagement complet, et afin d’en estimer le cubage total, je mandaterai un professionnel, où que vous soyez, qui réalisera à votre domicile une visite technique, réelle ou virtuelle. Je précise que la visite technique dure en moyenne une trentaine de minutes, qu’elle est gratuite et sans engagement de votre part », a détaillé Aurélie Lacoste.

Pour celles et ceux qui optent pour un déménagement plus léger, « nous estimerons ce cubage en fonction du nombre approximatif de vos colis préparés par vos soins, et je vous soumettrai une étude qui vous indiquera le budget à prévoir. Dans ce cas et pour vos objets les plus fragiles, comme par exemple du petit électro-ménager, des bibelots, des tableaux, je vous conseillerai d’acheter des cantines métalliques qui, pour les enfants, peuvent servir de coffres à jouer qu’ils remplissent et qu’ils retrouvent à leur arrivée. Pour vos objets moins fragiles, comme des vêtements, des livres, vous pouvez aussi acheter des cartons de double ou de triple cannelure, pour ainsi faire une combinaison de cartons et de cantines. Pour les personnes ne disposant pas de véhicule à Paris et en région parisienne, je peux vous fournir ce matériel d’emballage », a expliqué la spécialiste.

Aurélie Lacoste a constaté au fil des années que de plus en plus d’agents trouvent des locations meublées à l’étranger et s’orientent plutôt vers des déménagements « légers », de cartons, de colis, de cantines qu’ils préparent eux-mêmes, ce qui leur permet de limiter le coût du transport.

La directrice d’AL Conseil met en garde contre « les sociétés de déménagement qui sont citées par les comparateurs de prix sur internet. Chaque année, j’interviens pour rattraper des situations où les agents sont confrontés à de nombreux problèmes car ils n’ont pas eu d’interlocuteur fiable tout au long de leurs démarches, avec très souvent des complications et des surfacturations à l’arrivée ».

« J’ai mis en place avec les aéroports parisiens des frais de stockage gratuits en France pour les destinations où l’obtention des papiers administratifs localement est longue. Il y a beaucoup de pays où il faut être reconnu par les autorités locales avant de faire venir son déménagement, parce que si on se dépêche de le faire arriver, on doit payer sur place des frais de stockage journaliers qui peuvent être très onéreux », a souligné Aurélie Lacoste.

« Vous avez la possibilité de récupérer la TVA sur des articles neufs qui pourraient être livrés directement chez le transporteur choisi, par exemple pour des commandes de chambres d’enfants, de matelas, de fournitures diverses. Il faut pour cela demander une facture commerciale de format A4, avec la désignation des marchandises. Le plus important, c’est que votre nom soit indiqué et votre adresse libellée comme suit : ‘Ambassade/Consulat général de France à ... ‘. Il ne faut pas qu’y figure votre adresse en France. Il faut remettre cette facture au déménageur ou au transitaire choisi. Certains déménageurs facturent cette récupération de TVA, avec d’autres c’est gratuit. Une fois que vos marchandises auront passé les douanes, un document douanier appelé EX1, qui justifie que la marchandise achetée en France est sortie du territoire, est visé et tamponné. Ce document est alors renvoyé à votre fournisseur. Avec le justificatif de transport, il permettra de récupérer la TVA, qui vous sera versée a posteriori », a détaillé la spécialiste.

Les gros déménagements se font généralement par fret maritime, en conteneurs. « La première taille de conteneur, qu’on appelle ‘20 pieds’, contient jusqu’à 30 mètres cubes. En fret maritime, les compagnies peuvent proposer le groupage, pour partager un conteneur avec d’autres personnes. Attention avec le groupage, selon la destination et selon votre corporation. Votre conteneur peut se retrouver bloqué parce qu’il est partagé avec une autre personne qui, elle, n’est pas reconnue en même temps que vous par les autorités locales. Le groupage, en règle générale, est moins onéreux, mais attention aux mauvaises surprises. On peut se retrouver avec des frais de dégroupage à payer à destination, il peut y avoir des délais d’acheminement étendus car il faut attendre que le conteneur soit plein pour qu’il parte », a-t-elle expliqué.

Contact AL Conseil :
Tél : 06 16 96 02 63 & 01 45 18 18 98
Courriel : a.lacoste@aurelielacosteconseil.com
Site : www.aurelielacosteconseil.com

GESTION BANCAIRE ET PATRIMOINE

Sophie Zante et Geoffroy Arlandis ont ensuite présenté les conseils de la Banque Transatlantique, filiale de Crédit Mutuel Alliance Fédérale, aux agents du Ministère et à leurs familles lors d’un départ à l’étranger.

La Banque Transatlantique accompagne les agents du Quai d’Orsay depuis 1933. Aujourd’hui, elle s’appuie sur sa connaissance accrue des carrières des agents du Ministère pour leur proposer une gestion sur-mesure, adaptée à leur situation (fonction/pays à risques).

Les experts de la Banque Transatlantique ont présenté les différents sujets sur lesquels il convient de réfléchir avant un départ à l’étranger :

Adapter sa gestion bancaire

Il est essentiel d’adapter votre gestion bancaire en optimisant les coûts liés à vos transactions internationales et de s’assurer que les outils de gestion de compte et de communication de votre établissement bancaire sont adaptés à l’éloignement (moyens de paiement internationaux, simplification des relations, change, processus de validation de vos opérations à distance, etc.).

A la Banque Transatlantique, votre conseiller est le référent pour tous les aspects bancaires et patrimoniaux. Les outils de communication sont adaptés à la distance (via l’application Filbanque) et une correspondance sécurisée est assurée par le biais de la valise diplomatique.

Concernant la gestion des comptes, la Banque Transatlantique vous propose une offre bancaire complète pour simplifier votre gestion quotidienne depuis l’étranger : CAP TRANSAT. Celle-ci prévoit notamment la recommandation auprès d’une banque locale, 12 transferts de fonds exonérés de frais d’émission et de commission de change dans une trentaine de devises, une carte bancaire internationale sans commission Banque Transatlantique sur les retraits et paiements partout dans le monde (hors frais locaux) et la gestion de compte en ligne.

« Lors d’un départ en poste, il faut s’interroger sur divers sujets et notamment concernant : la gestion courante qui nous touche au quotidien au niveau bancaire. C’est souvent là qu’il y a le plus de contrariétés, lorsque l’on est à l’étranger », a souligné Geoffroy Arlandis.

Revoir votre patrimoine actuel 

 Adapter le montant des versements sur les produits d’épargne volontaire

 Adapter le montant des échéances de vos emprunts immobiliers

 Immobilier : s’interroger sur la pertinence de conserver (louée ou non) ou de vendre votre résidence principale pendant la durée de l’affectation, en tenant compte des conséquences fiscales.

Réfléchir à de nouveaux projets

L’expatriation offre très souvent l’opportunité de mettre en place de nouveaux projets patrimoniaux, tels que :

 Acheter un bien immobilier (résidence principale ou secondaire, investissement locatif).
Les experts de la Banque Transatlantique ont fait une projection d’un prêt amortissable classique d’une part, et d’un prêt à paliers à modularité étendue d’autre part, avec une alternance de 3 postes à l’étranger. La modularité étendue proposée par la Banque Transatlantique permet aux agents d’avoir un remboursement correspondant à la réalité de leurs revenus, adapté à l’alternance administration centrale / étranger. Elle est gratuite et n’est pas limitée.

 Constituer un patrimoine financier : se constituer une épargne sur le long terme via des solutions d’épargne dédiées, telles que l’assurance vie.
« L’assurance vie permet une épargne à long terme, c’est un outil de gestion extrêmement souple et c’est un élément de protection patrimoniale », a souligné Geoffroy Arlandis.

Elle présente aussi des avantages fiscaux intéressants et une liberté totale de choix des supports d’investissement. L’assurance vie peut également être un outil de retraite : l’épargne n’est pas bloquée et les retraits peuvent être effectués pour compléter votre revenu.

Bon à savoir : les agents et leurs conjoints, qui restent des résidents fiscaux français lors de leurs missions à l’étranger, ne sont pas toujours éligibles à la souscription d’un contrat d’assurance vie ; cela nécessitera une étude au cas par cas en fonction de l’Etat de résidence.

Protéger sa famille

Différents supports permettent de protéger sa famille et de compenser la perte de revenus du conjoint :

 un contrat d’assurance vie

 un contrat de prévoyance (avec une étendue territoriale pour couvrir les affectations à l’étranger)

 une complémentaire santé adaptée.

Pour conclure, Sophie Zante a souligné que « la Banque Transatlantique accueille et accompagne depuis 90 ans les agents du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et leurs familles, qu’ils soient en poste à l’administration centrale ou à l’étranger. Nous mettons à votre disposition des équipes qui vous sont dédiés et des services adaptés à votre rythme de carrière pour répondre efficacement à l’ensemble de vos besoins. Parce que chaque situation est unique et mérite d’être étudiée de manière personnalisée, nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous accompagner : conseil patrimonial, financement de vos projets immobiliers, constitution et gestion de votre épargne financière, protection de votre famille ».

Pour toute information complémentaire, vos interlocuteurs privilégiés à la Banque Transatlantique :

Sophie Zante, Directrice adjointe - Développement de la clientèle privée et des partenariats.
Geoffroy Arlandis, Directeur du département des diplomates et de la haute fonction publique.

Département fonctionnaires :
Tél : 01 56 88 74 91
btcontact@banquetransatlantique.com

SANTE

Carine Bisi, adjointe chargée des affaires internationales de la Mutuelle des Affaires étrangères et européennes (MAEE), a ensuite présenté les services de la MAEE, guichet unique Sécurité sociale Centre 533 et Mutuelle en France et à l’étranger.

Le Centre 533 de Sécurité sociale
Les agents du MEAE bénéficient d’un régime spécial en matière de sécurité sociale et dépendent du Centre 533, dont la gestion est déléguée par la Caisse National d’Assurance Maladie à la Mutuelle des Affaires étrangères et européennes. Ce régime spécial est adapté aux spécificités de leur activité professionnelle, notamment en matière de prise en charge de leurs dépenses de santé à l’étranger. La démarche d’affiliation doit être réalisée par l’assuré (l’agent) au moment de sa titularisation pour le transfert de son dossier de son ancienne caisse de Sécurité sociale vers le Centre 533.

Pour les conjoints qui partent avec l’agent affecté à l’étranger, 3 cas de figure se présentent :

 les conjoints n’exerçant aucune activité professionnelle et ne percevant aucun revenu : ils peuvent demander leur affiliation au Centre 533 au titre du régime obligatoire en tant qu’ayant-droit, ils doivent remplir un formulaire et envoyer les pièces demandées ;

 les conjoints exerçant une activité professionnelle à l’étranger : ils peuvent procéder à leur affiliation auprès de la Caisse des Français de l’Étranger (CFE) pour pouvoir continuer à bénéficier de la Sécurité sociale française : voir le site de la CFE.
Si le conjoint travaille en tant que contractuel à l’ambassade, au consulat, à l’Institut français … : il peut exercer un droit d’option et être assuré au Centre 533 à titre personnel.
Certaines sociétés proposent à leurs employés une couverture santé à l’étranger : il faut dans ce cas : consulter le service des Ressources humaines de son employeur.

 les conjoints exerçant une activité professionnelle à l’étranger en tant qu’autoentrepreneurs (régime français) : le centre 533 n’est pas habilité à gérer les conjoints autoentrepreneurs.

Les agents déjà affiliés au Centre 533 doivent prévenir le Centre de leur changement d’affectation dès qu’ils reçoivent leur arrêté de nomination et l’informer s’ils un conjoint et des enfants à rattacher. Il n’est jamais trop tard pour faire la démarche d’affiliation : si l’agent a oublié de la faire avant de partir à l’étranger, l’affiliation aura un effet rétroactif.

En termes de sécurité sociale, il est possible de rattacher les enfants aux deux parents s’ils sont tous les deux au Centre 533, ce qui facilite la prise en charge des soins de sécurité sociale des enfants lors d’un séjour en France avec un seul des deux parents.
S’agissant de la mutuelle, l’enfant ne bénéficie des avantages et prestations qu’au titre d’un seul membre participant.

La Mutuelle des Affaires Étrangères et Européennes (MAEE)
Créée en 1944 par les agents du Ministère des Affaires étrangères afin de répondre à leurs besoins spécifiques concernant la santé, la MAEE est dirigée par 15 administrateurs et 78 délégués, élus par les adhérents agents du MEAE en activité ou à la retraite. Elle a pour but d’assurer la couverture complémentaire santé, prévoyance et assistance des agents du MEAE qui le souhaitent, en France et à l’étranger.

Seuls les conjoints d’agents qui sont affiliés à la sécurité sociale française (soit au Centre 533, soit à la Caisse des Français à l’Etranger, soit à titre personnel) peuvent être couverts par la MAEE pour la complémentaire santé (mutuelle).

Pourquoi adhérer à la MAEE ?
 Une offre adaptée aux besoins spécifiques des agents du Ministère, en France et à l’étranger
 Un organisme à but non lucratif, aux valeurs humaines et solidaires

L’offre complémentaire santé à l’étranger

 A l’étranger, une couverture en complément de l’assurance maladie à hauteur de 90% des dépenses engagées selon le règlement mutualiste, une prise en charge à 100% dans le cadre de l’assistance médicale en tiers-payant via notre partenaire Inter Mutuelles Assistance (IMA) en cas d’hospitalisation dans le réseau d’établissements conventionnés (hors prestations dentaires, optiques et audiologie).
Les frais de santé en France sont également couverts
 Garanties de prévoyance décès, invalidité et perte de traitement incluses dans toutes les offres pour l’adhérent principal (l’agent)
 Assistance incluse dans toutes les offres (comprenant la prise en charge administrative et l’avance des frais en cas d’hospitalisation à l’étranger dans un établissement du réseau, le rapatriement sanitaire, le rapatriement du corps en cas de décès, etc…).
Dans les pays où il n’y a pas d’établissements de soins, les garanties de la MAEE prévoient le transport de l’assuré là où il pourra être soigné : soit dans un pays limitrophe, soit un retour en France si cela s’avère nécessaire et si son état le permet et le justifie.

En France , la MAEE propose 3 offres de complémentaire santé  : Sécurité, Essentielle et Renforcée, selon les besoins.

Informations pratiques concernant la Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes

 C’est l’adhérent principal (l’agent) qui doit effectuer les démarches administratives concernant son adhésion mutualiste, y compris l’ajout de bénéficiaires.
 Les conjoints d’agents qui étaient rattachés à une mutuelle en France et qui souhaitent adhérer à la MAEE doivent résilier leur ancienne mutuelle. Si cette ancienne complémentaire santé est liée à leur activité professionnelle dans le cadre de l’ANI (Accord National Interprofessionnel), il conviendra de l’informer (il s’agit dans ce cas d’une fin de portabilité).
 Pour les affiliés au Centre 533 seulement pour la sécurité sociale : leurs soins sont couverts en France et à l’étranger, dans le pays d’affectation, selon le barème français.
 La MAEE n’applique de pas de délais de carence.
 Il existe un plafond de dépenses annuelles de 200 000€, qui a été mis en place pour éviter les excès de certains professionnels de santé à l’étranger.
 Pendant le séjour à l’étranger, la carte Vitale des assurés reste utilisable pour les soins en France.
 Pour les dépenses de santé à l’étranger, les feuilles de soins et les factures doivent être adressées à la MAEE par la valise diplomatique.
 Lors de l’affiliation au Centre 533, la carte Vitale doit être envoyée à la MAEE pour qu’elle soit « mutée ».

Il est important d’être conscient du coût de la santé à l’étranger. La sécurité sociale française seule n’est pas adaptée pour les dépenses de santé à l’étranger. Sans complémentaire santé pour prendre le relais, cela peut très vite créer des situations très compliquées et engendrer des dépenses importantes.

Contacts à la MAEE
Pour toute demande d’information et pour obtenir un devis personnalisé :
Tél : 01 43 17 54 00 (lundi-vendredi 9h-12h30 et 13h30-16h30)
Courriel : bgd@maee.fr