Préparer sereinement son déménagement.

Que convient-il de faire dès que l’on sait où l’on part ?
Après la signature de votre arrêté de nomination, un décompte d’I.C.R. (indemnité de changement de résidence) vous sera transmis par le Bureau des voyages et des missions.
Une ICR (Indemnité de changement de résidence) est versée aux agents partant en poste pour leur permettre de financer leur déménagement ou d’acheter du mobilier sur place. Basée sur un poids et un tarif IATA de fret aérien, l’ICR est calculée selon la composition familiale, la destination et le grade de l’agent. 80 % de cette I.C.R. est versée avant le départ, les 20 % restant sont accordés dans un délai de six mois, sur présentation de vos factures acquittées et des justificatifs de transport, si la dépense totale excède 66 % (les 2/3) de l’indemnité totale.
Si vous décidez de ne pas faire de déménagement, vous pouvez cependant disposer librement des 80 % de cette I.C.R.

Avant votre départ et dès l’officialisation de votre affectation, vous devez :
. Selon la destination, identifier précisément le besoin d’expédier tel ou tel objet.
. Sélectionner un prestataire compétent pour l’expédition de vos biens jusqu’à votre future résidence. Ce prestataire devra maitriser la réglementation internationale, notamment en matière de formalités douanières.
. Demander plusieurs études ou devis en privilégiant les recommandations de prestataires spécialisés vers votre destination.
L’idéal est d’obtenir des informations du poste où vous allez, qui vous aideront à décider ce qu’il est judicieux d’emporter, ce qui déterminera en partie le mode de fret choisi

Comment choisir un déménageur ?
Ce n’est pas facile. Et attention aux nombreux sites qui proposent des tarifs attractifs ou des comparatifs tout en méconnaissant les règles et la législation du pays d’affectation. Les expériences difficiles sont nombreuses, des … Je suis là pour vous aider, vous guider, trouver le déménageur qui correspond à votre demande, connait bien des spécificités de votre pays d’accueil.
Une fois la date de votre affectation connue, prendre contact avec votre ambassade afin de régler au plus vite les formalités administratives locales, notamment pour l’obtention de la franchise indispensable à toute installation à l’étranger. Mon conseil est gratuit : j’intègre ma commission dans le devis.

S’il s’agit d’un déménagement important, une visite technique sera nécessaire pour évaluer le cubage. Pour l’acheminement, il faut compter entre 4 et 6 semaines selon le type de déménagement et la destination.

Attention ! En fonction des destinations, les délais d’obtention de la franchise à l’importation des services douaniers du pays varient, et celle-ci ne peut être obtenue qu’une fois arrivé sur place. Tant que vous n’avez pas obtenu cette franchise, vous ne pourrez pas effectuer le dédouanement de votre expédition.

Quel mode de transport choisir ?
Le mode de fret différera selon ce que vous souhaitez prendre avec vous. Si vous voulez emporter des meubles, de la literie, de l’électro-ménager, il faut faire une expédition, par fret routier ou maritime. Il est important d’anticiper, de préparer un inventaire bien détaillé et chiffré de ce que vous emportez, surtout pour les objets qui vous tiennent à cœur, en cas de litige avec le déménageur pour l’assurance

- Le fret aérien
Il est facturé sur la base d’un ratio poids/volume.
Il est très souvent utilisé même s’il est un peu plus cher, mais reste le mode de transport le plus rapide, le plus sûr et avec des délais précis d’expédition. Informez-vous sur la règlementation locale et la liste des articles prohibés.
Dès l’arrivée de vos effets personnels à l’aéroport de destination, il est recommandé d’en prendre rapidement possession afin d’éviter le règlement de frais aéroportuaires supplémentaires, de handling ou de stockage.

- Le fret maritime
Il est plus long et les délais de livraison sont aléatoires car un bateau n’appareille que lorsqu’il est plein et l‘acheminement dépend également du transbordement d’un navire à un autre ou du stationnement au port en attente de réembarquement…. Donc, attention aux délais annoncés parfois très vagues.
Ce mode de transport est particulièrement adapté aux expéditions plus importantes, de type déménagement complet, ou pour le transport de véhicules. S’il s’agit d’un petit déménagement, l’utilisation de cantines métalliques est très adaptée, généralement vendues par lots de deux (contenance de 80, 90 ou litres).
Il est important de demander au déménageur choisi d’inclure dans le devis les frais de « surestaries » (immobilisation du container) mais également les frais de service du transitaire local de façon à ne pas avoir de surfacturation à destination…Il s’agit en règle générale d’une prestation en « door to door ».

- Le fret routier
Le choix de ce mode d’expédition dépend du volume à transporter ainsi que de la distance à parcourir. Il est économique et les envois doivent également respecter les mêmes règles que dans les deux autres cas, puisque le contenu doit être en conformité avec les normes d’importation du pays d’accueil.
Il conviendra de vérifier que le portage est inclus dans le devis fourni par l’entreprise et que l’accès au nouveau logement est facile car l’utilisation d’un monte meubles fera l’objet de frais supplémentaires.

Qu’en est-il des assurances ?
Quel que soit le mode de transport choisi, l’assurance est facultative mais fortement recommandée, notamment vers certaines destinations.
Pour toute expédition internationale, vous devez établir un inventaire détaillé et chiffré, et en conserver un exemplaire. Il sera remis aux douanes et à l’assureur au départ, et servira de support pour toute indemnisation consécutive à un éventuel sinistre.

A la réception de votre expédition, il y a lieu dans un premier temps d’être extrêmement attentif quant à l’état apparent des emballages. Au moindre doute ou à la moindre suspicion d’avarie, vous devez impérativement affirmer vos réserves et en faire mention sur le titre de transport ou le bon de livraison en y inscrivant « sous réserve de bon déballage ».

Vous devez également prendre des photos et contacter votre interlocuteur initial. Attention, vous disposez officiellement d’un délai de 72 heures pour déclarer votre préjudice par écrit (en urgence par courriel circonstancié puis par une lettre recommandée). En fonction de l’importance de l’avarie, un expert sera alors mandaté pour évaluer le bien-fondé du préjudice subi sur la base de vos déclarations, des éventuelles factures fournies et des photographies transmises.

Que penser du groupage ?
Le groupage peut paraître avantageux (le fait de regrouper les déménagements de plusieurs personnes dans un même container de 20 pieds, d’une capacité de 30 mètres cubes). Mais cette solution n’est intéressante que si l’on connaît la ou les autres personnes qui partagent le container et surtout si celles-ci ont le même statut que vous : il faut que tout le monde soit en règle pour pouvoir dédouaner le container. En effet, les délais pour obtenir les documents nécessaires sur place peuvent varier selon le statut des personnes (expatriés pour une entreprise privée, expatriés pour une administration ou pour l’Etat, expatriés indépendants…). En cas de groupage, les personnes devront contracter des assurances séparées pour éviter le risque de décharge de responsabilité.

J’ai négocié au bénéfice des expatriés du MAE la gratuité d’un mois de stockage en France, permettant ainsi de couvrir la durée nécessaire aux formalités administratives de certains pays.
Vous pouvez également demander une prestation jusqu’à votre futur domicile ou solliciter l’intervention d’un agent local que vous contacterez dès votre arrivée en vous appuyant sur les recommandations de vos collègues déjà en poste. Cet agent local se chargera des formalités douanières et vous réclamera, pour ce faire, les documents indispensables (photocopie de passeport, inventaires, etc...).

Vous faites aussi des expéditions hors déménagement ?
Une fois que vous êtes en poste, il est possible d’acheter des articles neufs (de l’électro-ménager, par exemple) qui seront transportés avec le déménagement et de récupérer la TVA sur ces achats. Si c’est le fret aérien qui a été choisi, il faut voir si le fournisseur peut livrer directement en zone aéroportuaire et s’il est possible de payer les articles hors taxes, sinon la détaxe sera faite après le passage en douane. Lors de l’achat, il faut préciser au fournisseur qu’on part pour telle destination et demander que la facture soit établie à votre nom, avec l’adresse : Ambassade de France à …. Pour récupérer la TVA sur ces achats neufs, il faut que ces achats soient réalisés au maximum 3 mois avant le départ.
Je suis en lien avec différents fournisseurs, je peux envoyer du vin, du champagne.

Aurélie Lacoste