Compte rendu de la Conférence EUFASA à Paris le 2-3 mai 2022

Celle-ci a réuni les délégués de 19 associations européennes de conjoints ainsi que les délégués aux familles de 11 ministères des affaires étrangères (MAE). Nous avons été particulièrement heureux d’accueillir à nouveau l’association néerlandaise en tant que membre affilié. Depuis la première conférence en 1985, c’était la troisième fois que l’AFCA organisait l’événement. La conférence annuelle permet aux associations d’échanger en direct sur les problématiques de l’expatriation et de la mobilité et d’affirmer la volonté d’améliorer la condition des conjoints ou partenaires et de leurs familles.

La conférence a été ouverte par François Delattre, Secrétaire général du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE). Il a :
 Souligné l’importance que le MEAE accorde au bien-être des familles des agents du ministère, en particulier en poste à l’étranger.
 Mis en évidence la nécessité de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
 Rappelé que la diplomatie est un métier exigeant, non seulement pour les agents qui en ont fait le choix mais aussi pour leurs conjoints et leurs familles, confrontés à des incertitudes et à la perspective de devoir réinventer leur vie à chaque expatriation.

La création en 2016 de la Délégation aux familles du MEAE a permis de créer un lien important entre le ministère et l’AFCA. En étroite collaboration avec l’AFCA, la Délégation traite de questions d’emploi, de préparation à l’expatriation, d’éducation et de prévoyance. Elle organise des stages et aide à la recherche d’emploi au MEAE et dans les missions diplomatiques.

Monsieur Delattre a ensuite exprimé son intérêt pour les sujets à l’ordre du jour de la conférence de l’EUFASA à Paris, tels que l’éducation des enfants en situation de handicap, l’impact de la pandémie du COVID 19 ou encore la sensibilisation des conjoints et des familles aux enjeux écologiques et aux objectifs du développement durable à l’échelle mondiale. Sur tous ces sujets, l’EUFASA revêt un rôle essentiel en permettant aux associations membres d’observer leurs avancées respectives et d’échanger sur leurs bonnes pratiques.

La conférence a ensuite démarré, avec au programme la présentation par les groupes de travail permanents des résultats de leurs études et de leurs actions, avec des débats et des ateliers, le tout sur deux journées bien remplies.

Groupe de travail sur les questions juridiques
UE, Autriche, Belgique, France, Hongrie, Italie, Suisse

Pour se conformer aux mandats votés lors de la conférence de Lisbonne en 2021, le groupe de travail (GdT) chargé des questions juridiques a présenté les mises à jour de deux documents : le glossaire de l’EUFASA d’une part et le planning de préparation de la conférence annuelle d’autre part. La nouvelle terminologie liée aux statuts et au règlement intérieur a été intégrée dans le glossaire pour faciliter la communication entre membres, quant au planning, il inclut désormais une « check list » d’étapes à suivre pendant les 12 mois qui précèdent la tenue de la conférence à venir.
Le GdT a également exposé les mesures qu’il a prises en vue d’obtenir pour l’EUFASA le statut d’Association Internationale Sans But Lucratif (AISBL).

Groupe de travail sur la mobilité des enfants ayant des besoins éducatifs spécifiques ou en situation de handicap
Royaume-Uni, République Tchèque, Portugal, Suisse

Sur la base des données récoltées dans 16 pays membres de l’EUFASA, le GdT chargé de la mobilité a publié un guide intitulé " Conseils pour un départ en poste des familles avec enfants en situation de handicap ou avec des besoins éducatifs spécifiques ". Cet ouvrage contient des informations sur l’évaluation des différentes options de scolarité, sur la recherche de thérapeutes et de spécialistes à l’étranger, sur les parcours médicaux et la recherche de solutions adaptées. Il présente des suggestions pour obtenir un meilleur soutien des MAE, avec des recommandations pour ces derniers. Y figurent des ressources dans différentes langues. Ce guide remarquable est à la disposition de tous ; le demander par e-mail à l’adresse info@eufasa.org

Département de Recherche
Irlande, Autriche, République Tchèque, UE, Finlande, Islande, Suisse, Royaume-Uni

L’objectif du Département de la recherche de l’EUFASA est d’obtenir, à travers des enquêtes quantitatives et qualitatives, de la matière permettant l’élaboration de politiques fondées sur des données tangibles. Ce GdT, qui collabore avec des instituts universitaires, s’efforce de traduire ses conclusions en recommandations et en informations exploitables. En 2022, pour mesurer l’impact sur les conjoints et les familles de la pandémie de COVID et de la guerre en Ukraine, il a lancé un volet complémentaire à ses recherches sur l’épuisement professionnel et la résilience. Les résultats ont mis en évidence une légère amélioration de la résilience globale depuis fin 2020, avec des niveaux d’épuisement professionnel en baisse. Le GdT a présenté une liste de résultats dont les MAE peuvent s’inspirer, tels que le la réponse au besoin d’informations, la fourniture de directives claires en temps opportun, la formation aux situations de crise, ou la nécessité de proposer des vaccins, une couverture d’assurance maladie et des soins préventifs.

Groupe de travail sur l’Agenda 2030 des Nations Unies : un appel à l’action - médiation & UNSCR 1325 à l’Agenda 2030 des Nations Unies
Italie, Belgique, France

Le GdT créé en 2019 pour traiter des questions d’environnement a présenté les 17 objectifs du développement durable (ODD) tels que définis par l’Agenda 2030 des Nations Unies dans le programme Greening the Blue. Ceux-ci reposent sur 5 piliers : les personnes, la planète, la prospérité, la paix et le partenariat. L’association italienne (ACDMAE) a donné des exemples de bonnes pratiques mises en place en son sein pour atteindre ses objectifs locaux de développement durable. Il s’agit du recyclage, de la suppression progressive des documents papier, de l’utilisation d’ampoules à basse consommation ou encore de l’encouragement à la pratique du covoiturage. L’ACDMAE s’implique aussi dans diverses initiatives romaines comme Farnesina Verde et Retake Roma. Les associations membres de l’EUFASA sont invitées à mettre en œuvre les 17 ODD.

Groupe de travail pour les pays candidats à l’accession à l’EUFASA
UE, Finlande, Italie, Espagne

Un nouveau GdT a été créé à Lisbonne l’an passé pour épauler les associations des pays de l’UE qui sont candidates à l’accession à l’EUFASA. En effet, la force de l’EUFASA repose avant tout sur le nombre et sur l’implication des associations qui y adhèrent. En mars 2022, le ministère néerlandais des Affaires étrangères a reconnu l’association « Conseil néerlandais des partenaires des Affaires étrangères », ce qui a permis à et l’EUFASA de l’accueillir de nouveau en tant que membre affilié. La Slovénie a elle aussi obtenu une reconnaissance officielle et a entrepris les démarches d’adhésion. Malte espère rejoindre l’EUFASA dans un proche avenir. Pour 2023, le GdT se propose de créer un groupe Facebook pour faciliter les interactions entre l’EUFASA et des groupes de conjoints partageant un centre d’intérêt commun. Il réalisera par ailleurs une vidéo de bienvenue à partager sur internet et sur les réseaux sociaux.

Groupe de travail sur le travail et l’emploi
UE, Allemagne, Autriche, Hongrie, Italie, Espagne

Le GdT « Travail et emploi » a lancé une enquête auprès des associations membres sur le thème "Possibilités d’emploi en ligne pour les conjoints et partenaires : défis et pistes d’avenir". En effet, ce sujet a pris une grande importance dans le sillage de la pandémie de COVID 19, mais le travail en ligne à l’étranger pose des problèmes spécifiques. Les résultats de l’enquête ont révélé que 58 % des personnes interrogées estimaient difficile la recherche d’emploi à l’étranger, en raison des réglementations locales, des barrières linguistiques et du manque d’expérience professionnelle. 85 % des participants ont indiqué que leur MAE n’offrait pas suffisamment de soutien, d’information ou d’encouragement à une réorientation de carrière, dès lors qu’ils sont en poste. En théorie, le travail en ligne permet à davantage de conjoints et de partenaires de conserver leur emploi. Cependant, aucun des accords de travail bilatéraux en place ne concerne le travail en ligne, et à ce jour aucune directive spécifique des MAE n’a encore été formulée.

Session avec les délégués aux familles
Autriche, République Tchèque, Estonie, UE, France, Allemagne, Luxembourg, Pays-Bas, Espagne, Suisse, Royaume-Uni

La conférence a permis aux représentants des associations de rencontrer les délégués aux familles des MAEs de 11 États. Une séance de travail s’est tenue sur le thème « Comment mieux travailler ensemble et établir un canal de communication direct entre les conjoints/partenaires et les MAE, les délégations aux familles et les associations ». Pour préparer les discussions, les délégués aux familles avaient rempli un questionnaire couvrant un éventail de sujets spécifiques (relation avec les syndicats des MAE, établir des contacts directs avec les associations des conjoints…). Les réponses ont montré que les délégués aux familles se considèrent intrinsèquement comme le point de contact des MAE pour les agents et leurs conjoints/partenaires, de même que pour les associations. Dans la majorité des cas, la relation entre l’association nationale et le délégué aux familles n’est ni définie ni codifiée Les délégations disent être principalement questionnées sur les questions de l’emploi et de scolarisation, elles disent aussi être fréquemment contactées en cas de crise. Pour une meilleure collaboration, les associations seront invitées à participer à la réunion mensuelle des délégués aux familles au sein des pays membres.

Témoignage d’adhérents de l’AFCA
Trois membres de l’AFCA ont décrit comment ils ont réussi, d’une expatriation à l’autre, à construire un parcours professionnel épanouissant. Trois façons différentes de naviguer dans une carrière à l’international qui peuvent inspirer d’autres conjoints.
• Pascale Cairet, anesthésiste-réanimateur pédiatrique, a négocié en 2020 une activité à temps partiel pour passer du temps avec son conjoint dans un poste difficile.
• Jean-François Barsacq a su se réinventer en obtenant des diplômes universitaires complémentaires et en changeant de métier au gré des offres d’emploi offertes par chaque poste.
• Marie-Florence Astoin-Sadoulet a su s’adapter et n’a pas hésité à se reconvertir professionnellement au gré des expatriations.

Malgré des parcours différents, tous trois ont des points communs : ils ont su tirer le meilleur parti de leur situation à chaque phase de leur vie, en s’épanouissant professionnellement. Selon la coach professionnelles Martina Kieser, invitée à la fin de la conférence, il ressort de ces trois témoignages que l’épanouissement familial et la réussite des projets de couple dépendent en grande partie d’une communication ouverte et transparente. Ces trois conjoints « ont découvert de nouvelles opportunités » ; or « de nouvelles opportunités signifient aussi une découverte de talents ou de compétences cachés que vous avez mais dont vous n’étiez pas vraiment au courant ». Martina Kieser a conclu que nous avons tous le potentiel de faire beaucoup de choses différentes si nous y mettons la volonté et y consacrons le temps nécessaire. Pour cela, il faut sortir de notre zone de confort, saisir le bon moment et prendre le temps d’une introspection.

Déclaration des droits des conjoints
Lors de la conférence de Lisbonne en 2021, 18 associations ont formellement adopté "The Declaration of Rights", un document qui vise à harmoniser les normes et les pratiques liées aux administrations de l’État auprès des conjoints /partenaires et familles. Ce document, véritable socle commun de droits des conjoints européens, a été signé par chaque association membre présente à l’exception de la Finlande.
L’Assemblée Générale
Les 19 associations membres affiliées présentes à la conférence ont voté l’ordre du jour 2022, le rapport d’activité du conseil d’administration 2021-2022, le rapport financier, le glossaire EUFASA 2022 et le planning de la conférence du pays qui la préside. Par la suite, un nouveau conseil d’administration a été élu.
Clôture de la Conférence

Discours de clôture par Agnès Romatet-Espagne, directrice des Ressources Humaines
Elle a :
 Souligné l’importance du département de recherche de l’EUFASA pour proposer de nouveaux domaines de coopération pour mieux accompagner les conjoints, les partenaires et les familles des agents.
 Partagé certaines des préoccupations qui selon elle, seront récurrentes à l’avenir : les répercussions de la pandémie de COVID 19 sur la mobilité internationale, les crises mondiales à répétition, l’arrivée sur le marché du travail de nouvelles générations aux aspirations différentes, les instabilités géopolitiques, la diversité des cellules familiales.

Il y a deux nouveaux défis : documenter ces nouvelles tendances et partager des idées et des retours d’expérience pour une coopération future entre les MAEs et le réseau de l’EUFASA.
La prochaine Conférence de l’EUFASA sera organisée à Madrid en juin 2023.

Nicki Epinay-Foss
Déléguée EUFASA AISBL
AFCA-MAE

The 38th annual EUFASA AISBL Conference took place in Paris on 2 and 3 May 2022. It brought together delegates of 19 EUFASA AISBL Affiliated Member Associations. The Dutch association was welcomed back as a returning Affiliated Member of EUFASA AISBL.

An initial "tour de table" gave the opportunity to all participating associations to give updates of their activities and achievements since the Lisbon Conference last year. The main topics mentioned by the delegates included increasing younger members’ involvement in associations, the offer of more language courses, negotiating training programmes for spouses in MFAs as well as introducing the online offer of cultural conferences, coaching sessions and courses on security, tax, finance and medical issues. Associations also highlighted updating their association’s database and reviewing their Statues and Rules of Procedure. Some associations drew attention to the productive collaboration with their FOs, setting up WhatApp groups both nationally and locally. Positive views were also shared concerning the creation of groups for foreign born diplomatic spouses and events for children (summer camps, preschool care.) The steps taken in terms of lobbying included negotiating for more bilateral agreements, pension reforms, unemployment benefits for spouses returning from posting. Concerning children, certain associations had succeeded in requesting that MFAs establish agreements with international schools in capital cities and facilitate policy for children with special needs.

EUFASA AISBL Working Group on Legal Matters (ELM)
EU (Chair), Austria, Belgium, France, Hungary, Italy, Switzerland

To comply with the mandates voted at the Lisbon conference in 2021, the working group (WG) presented the updates of the EUFASA AISBL Glossary and the Conference Planning Timeframe Document. The purpose of the updates was to reflect the new terminology in line with the Statues and Rules of Procedure and also the steps taken by the ELM to incorporate EUFASA as an AISB. The WG initiated a consultation process with delegations regarding the changes for both documents which were last updated in 2017. The structure and key changes were included in the presentation. For the Glossary, the necessity to add the new terms required to facilitate communication between members by providing common terminology for use in AISBL documents and at annual conferences. Concerning the Conference Planning Document, the key changes were to the existing templates and now include a 12 month pre-conference check list to improve user friendliness highlighting the logistics involved in organizing the Board Meetings and the annual General Assembly.

EUFASA AISBL Working Group on The Mobility of Children With Special Needs
Improving information for diplomatic families who have children with Special Educational Needs
UK (Chair) Czech Republic, Portugal, Switzerland

The presentation outlined the need for more information and better support for foreign service families who have children with disabilities and different needs to help them navigate international . Based on the WG members’ extensive experience in 16 different countries with children with a wide range of additional needs (including autism, cerebral palsy, and Down syndrome among others), and on their experience supporting other international families with children with different needs, they developed a comprehensive guide titled "Tips for the international transfer process for foreign service families with children with disabilities and different needs". The guide contains information on assessing schooling options, finding therapists and specialists abroad, navigating medication issues, and finding creative solutions. The guide also gives foreign service families ways to advocate for better support in their systems, and gives recommendations to MFAs, as well. Helpful resources in different languages are also provided. The guide is available to all foreign service families and MFAs from info@eufasa.org

EUFASA AISBL Research Department (ERD)
Ireland (chair), Austria, Czech Republic, EU, Finland, Iceland, Switzerland, UK

The presentation firstly summarized the WG’s objectives which are to conduct quantitative and qualitative research to inform evidence-based policy making. The WG also endeavours to translate findings into policy recommendations and actionable information and collaborates with academic institutions. In 2022 the WG conducted a follow up survey on burn out and resilience following the pandemic and the impact of the war in Ukraine. The results demonstrated that overall resilience had improved since late 2020, burn out levels had fallen a few points but still remained high and remote work had now created new opportunities for MFA spouses and partners. The presentation included a list of relevant results for MFAs such as a need for information and clear guidelines in a timely manner, crisis training an access to vaccinations, health insurance and other preventative care measures. The results were translated into a policy paper with recommendations for MFAs on supporting partners and spouses during a crisis, which was distributed at the conference. The WG also presented a document entitled "Research Basics for EUFASA partners’ and spouses associations” with practical tips and information for carrying out surveys.

EUFASA AISBL Working Group on the UN Agenda 2030 : A Call to Action : From
Mediation & UNSCR 1325 to the UN Agenda 2030
Italy (chair) Belgium, France

The WG, which was established in 2019, firstly presented an overview of the cycle of webinars which were proposed by the Italian Association in partnership with Luiss University in Rome to the spouses partners of EUFASA Affiliated Members this year. The presentation focused on the 17 Sustainable Development Goals (SDGs) as defined by the UN Agenda 2030. The presentation went on to outline the major events and summits towards 2030 which focus on 5 Pillars : People, Planet, Prosperity, Peace & Partnership. The Italian association, gave, moreover, examples of best practices which they have introduced, with a view to achieving sustainable development goals at a local level. These include recycling, progressively eliminating hard copies, using low consumption of light bulbs, encouraging members to car share. The association’s involvement with other diplomatic institutions in Rome such as Farnesina Verde and Retake Roma, was also presented. The list of objectives of the United Nations Environment Programme, entitled Greening the Blue, was brought to the attention of delegates in order to initiate a call to action for all EUFASA Member Associations to implement the 17 SDGs of the UN Agenda.

EUFASA AISBL Working Group - Welcome Team (EWT)
EU, Finland, Italy, Spain

The presentation drew attention to the fact that the strength of EUFASA is based on the number of members joining our association and attending the annual conference. In Lisbon in 2021 a new WG was set up to assist candidate members and representatives from Malta, the Netherlands and Slovenia were invited to the annual conference. In March 2022, the Dutch MFA gave official recognition to the Dutch Foreign Affairs Partners Council and EUFASA AISBL was delighted to welcome it back as an Affiliated Member. Slovenia has now obtained formal recognition and undertaken the necessary steps to become a member. Malta hopes to join EUFASA AISBL in the near future. The WG proposed the following mandates for 2023 : The creation of a Facebook Group for potential EU spouse/partner interest groups to interact with EUFASA AISBL and an welcome video outlining the structure and operating mode of EUFASA to be shared on the internet and on social media. It was also recommended that Affiliated Members host post-conference briefings to inform interested spouses of diplomats accredited in EU and EFTA member states about action points and conference decisions. Finally, the idea of setting up online workshops on career development was highlighted, as employment still remains a major challenge for all associations.

EUFASA AISBL Working Group on Work & Employment (EWE)
EU & Germany (co-chairs) Austria, Hungary, Italy, Spain

The presentation focused on the results of the survey sent to associations on the topic of "Online employment options for spouses and partners : challenges and ways forward." The survey was designed as a preliminary investigation to gain insight into the opportunities and challenges for working online when posted abroad. The subject was chosen because of the Covid 19 pandemic and the expansion of online work in many areas of employment. The results of the survey firstly revealed that 58% of respondents felt that seeking for a job abroad is challenging due to local regulations, language barriers and lack of work experience. The survey also clearly demonstrated that 85% of respondents indicated that their MFA does not offer sufficient support, information or incentives to help support a career change when on post. In theory, online work is enabling more spouses and partners to keep their jobs, however, none of the bilateral work agreements in place relate to online work and there are no specific guidelines from MFAs.

Collaborative Session with the Family Officers with the invited FOs from Austria, Czech Rep, Estonia, EU, France, Germany, Luxembourg, the Netherlands, Spain, Switzerland, UK

The French Presidency of the 2022 annual conference welcomed the opportunity to meet the Family Officers (FOs) from 11 EUFASA AISBL Member States in order to discuss how to work together to support diplomatic spouses and partners. In preparation for the meeting, the EUFASA AISBL Board asked FOs to fill in a questionnaire covering a range of subjects, including specific tasks, the relationship with MFA unions, if contact can be directly established with spouses/partners and who are considered to be the main stakeholders for family polices within MFAs. It was decided that the topic of the session would be "How to increase the outreach and establish a direct communication channel between diplomatic partners and MFA / FOs and FAs." The results of the survey was that FOs consider that it is part of their job description to be a point of contact for families (MFA Officers and spouses/partners) and also for FAs. In a majority of cases the relationship between the FAs and the FOs is not officially defined or codified. Furthermore, some FAs receive some form of financial support from their MFA. However, for other associations, this support only covers travel expenses for EUFASA conference participation. Most FOs do not have access to the contact details of spouses and partners. Some stated that collecting such data would be in breach of GDPR. For FOs the most common issues of concern for spouses/partners are employment and schooling but they also see their role in terms of providing information in the event of crises. With a view to improving the collaboration and exchange of information, FAs are invited to attend the monthly meeting of the EU FOs.

The signing of the EUFASA AISBL "Declaration of Rights of Foreign Service Families."
At the Lisbon conference in 2021, 18 EUFASA AISBL Associations formally adopted the "Declaration of Rights of Foreign Service Families", a non-legally binding document harmonizing the standards and the practices related to the State administrations and Foreign Service families. The document was formally signed by each Member Association present except Finland.

Conference_closing
Mrs. Agnès Romatet-Espagne, Director of Human resources at the French MFA delivered the closing speech. She first highlighted the importance of the EUFASA Research Department in proposing new areas of cooperation so that better support could be provided to spouses, partners and families of diplomats. She then shared some of the concerns that she believes could be the next areas of research for ERD. The Covid pandemic, the repeated international crises, the arrival in the labor market of new generations with different aspirations, the geopolitical instabilities, the diversity of family units, as well as other factors, have accelerated and emphasized changes which we must take into account in human resources and family policies. In this context, she said, there are two challenges : First, to document these new trends and second, to share ideas and feedback for future cooperation between MFAs and the EUFASA AISBL network.